ここでは、余り認知されていない「電子決算公告」についての良くあるQandAについてお答えします。これから調査が厳しくなると考えられる「株式会社の義務」である「決算公告」です。
「備えあれば憂い無し」
この言葉に嘘はありませんので、なるべく早めに事前準備をされる事をお勧めします。
はじめに：決算公告とは何なのですか？？
Ａ：法定公告の一部で、決算書類やその要旨の事を指します。
決算公告とは「株式会社の義務」である会社の決算状況の公開資料です。
一般には「株主向けの資料」と考えられているのですが、厳密には
「定時株主総会の承認後遅滞なく、貸借対照表又はその要旨を定款所定の方法に従って公告しなければならない」
（商法第283条4項）
と定められた資料です。
問１：電子決算公告とは「会社の義務」なのですか？？
Ａ：「株式会社の義務」となります。
「決算公告」は「株式会社の義務」となります。例え資本金が「１円」であったとしても、「株式会社」である限りは決算公告の義務が発生します。
しかし、現状としては、多くの中小零細株式会社の経営者の方は「決算公告が株式会社の義務」である事を失念さｒているようです。
問２：違反した場合の罰則規定はあるのですか？？
Ａ：「１００万円以下の過料処分」となります。
これは殆どの中小零細企業の方がご存知ないのですが、「決算公告」の義務違反は罰則過料として「１００万円以下」がかかります。
今までは株式会社は資本金が最低1000万円という事もあり、特に決算公告の義務違反といった調査/摘発がなされる事はありませんでしたが、新会社法によって最低資本金額が引き下げられ、資本金が１円という株式会社が多々設立されるに至っています。
その結果、「最低資本金額1000万」という前提条件のもとで、比較的緩やかにされていたとされる「決算公告義務」についての調査が今後は厳しく実施されると言われています。
なお、刑罰としては「刑事罰」ではなく「行政罰」となります。
問３：決算公告を行う方法には何がありますか？？
Ａ：決算公告には「電子決算公告」「官報掲載」「日刊紙掲載」があります。
今までの代表的な決算公告は「官報掲載」と「日刊紙掲載」の２つがありました。
ですが、官報掲載は「59,126円(2枠)」「886,889円(3枠)」と比較的高額で、日刊紙掲載に関しては1回あたりでも数十万という非常に高額なものです。
この決して安いとはいえない実費負担が中小零細の株式会社の決算公告漏れを助長する事となっていたようです。
そこで、今注目されているのが「インターネット」を活用した決算公告です。この電子決算公告の場合、5年間の決算公告義務、登記情報に決算公告用のＵＲＬを登録する必要等がありますが、それさへ行えば後は年額で２１，０００円という非常に安価な価格で決算公告が可能になります。
問４：電子決算公告のメリットは何ですか？
Ａ：「安い」「簡単」「早い」の3点です。
電子決算公告が「官報による決算公告」「日刊紙による決算公告」に対して持つメリットは
「費用が安い」 「作業が簡単」 「掲載が早い」
の3点になります。
「費用の安さ」については電子決算は21,000円という低価格です。
「作業が簡単」については決算関係書類を届けて頂くのみ、という点。
「掲載が早い」についてはデータをお預かりした後、１両日中には電子決算公告は完了するという点。
※官報/日刊紙の場合は定型フォーマットによる資料作成が必要となります。
以上の事からも、いかに電子決算公告が「官報掲載」「日刊紙掲載」に比べてお徳かがわかります。
問５：電子決算公告にする際の事前準備は？
Ａ：「公告アドレスの登記」と「５年間の保存義務」があります。
電子決算公告を採用するにあたっては2点のみ、事前に準備をして頂く必要があります。
それが「決算公告アドレスの登記修正」と「決算公告情報の５年間保存義務」です。
まず、決算公告にあたっては「決算公告をここにしています」という掲載情報を定款に記載する必要があります。多くの会社においては「官報に掲載する」としているのですが、これを「http://www.○○○○.co.jp」といった決算公告を公開するアドレスに修正する必要があります。
また、電子決算公告の場合は「5年間の保存義務」がありますので、電子決算公告を開始した場合は５年間の掲載を継続する必要があります。
この2点の事前準備を完了した時点で、電子決算公告が開始できるようになります。
それ以降は「決算関係書類を郵送 or 送信して頂くのみ」となります。
問６：電子決算を依頼した場合の作業は？？
Ａ：決算関係書類を郵送 or 送信して頂くのみです。
電子決算公告は最初の事前準備さへ完了すれば、後は毎年決算書類を「郵送」「送信(E-mail/FAX)」に送っていただくだけで完了です。後は弊社にお任せください。
なお、記帳代行を弊社に依頼されている企業様の場合は「記帳代行」「決算書作成」まで弊社にて対応しますので、そのままシームレスで電子決算公告を弊社にて行います。
